Interstitial journaling: la tecnica delle note tra un'attività e l'altra (con esempi)

Sono le sei di sera e la giornata è finita. Eppure, se qualcuno ti chiedesse cosa hai fatto dalle due alle quattro, faresti fatica a rispondere. Non è che tu abbia perso tempo: il tempo si è perso da solo, negli spazi tra una cosa e l'altra. La mail chiusa e il telefono aperto "solo un attimo". La riunione finita e quella mezz'ora in cui non riparte niente.

L'interstitial journaling lavora proprio lì. Nella guida a journaling e ADHD gli abbiamo dedicato poche righe; qui lo vediamo per intero, per chiunque abbia giornate fatte di tanti pezzi.

Cos'è l'interstitial journaling?

È un diario che si scrive nei passaggi. Il nome viene dall'inglese interstitial, ciò che sta negli interstizi, gli spazi tra una cosa e l'altra. E infatti non si scrive la sera né al mattino, come nel Five Minute Journal, ma ogni volta che finisci un'attività e stai per cominciarne un'altra: chiudi una mail importante, esci da una riunione, torni dalla pausa pranzo. A fine giornata hai un filo continuo che racconta dove è andato il tempo e con quale umore lo hai attraversato.

La tecnica ha un autore preciso. L'ha proposta Tony Stubblebine in un articolo uscito l'8 settembre 2017 su Better Humans, una pubblicazione di Medium. Il titolo era già un programma: sostituire la lista delle cose da fare con un diario. L'idea, racconta lui stesso, nasce come variante della tecnica del pomodoro: invece di usare i cinque minuti di pausa per svagarsi, usarli per scrivere, sulla scia delle Morning Pages di Julia Cameron.

Qualche anno dopo l'ha resa popolare Ness Labs, il sito di Anne-Laure Le Cunff, che l'ha descritta come un modo per tenere insieme appunti, cose da fare e tempo, dando più spazio a un elemento che nell'originale restava sullo sfondo: sentire il polso del proprio stato mentale. Da qui viene la versione oggi più diffusa, quella con tre domande: una piccola forma di journaling guidato, in cui sono le domande a dirti cosa scrivere. In italiano non ha ancora un nome condiviso: qui la chiamiamo anche, più semplicemente, note tra un'attività e l'altra.

Non è un registro delle ore da mostrare a qualcuno e non è un diario intimo da mezz'ora. Sta nel mezzo: abbastanza breve da farlo dieci volte al giorno, abbastanza personale da dirti qualcosa su di te e aiutarti a conoscerti meglio.

Come si fa l'interstitial journaling, passo per passo?

Serve un posto dove scrivere e una regola sola: ogni volta che cambi attività, prima di cominciare quella nuova, scrivi. Il resto sono dettagli, ma decidono se la tecnica dura o si abbandona dopo tre giorni.

1. Annota l'ora

Sembra burocrazia, ed è invece la parte che a fine giornata ti fa vedere il tempo. Senza l'ora sai cosa hai fatto; con l'ora sai anche quanto ti è costato.

2. Rispondi alle tre domande

• Cosa ho appena fatto? Una o due frasi. Se qualcosa di quel compito ti gira ancora in testa, scrivilo qui: è il modo per lasciarlo sulla pagina invece di portartelo dietro.
• Cosa faccio adesso? Il compito e soprattutto il primo gesto concreto. Stubblebine insisteva su questo punto: non la "prossima azione" del metodo GTD di David Allen, che molti intendono come il prossimo passo importante, ma la prima azione letterale, anche banale, come "aprire il file del preventivo". Più è piccola, meno spazio lascia al rinvio.
• Come mi sento? Una parola o una riga: fretta, sollievo, noia, irritazione per la riunione (se la parola non viene, scorri la ruota delle emozioni interattiva). È la domanda che trasforma un registro del tempo in un diario.

3. Resta nel formato minimo

Una nota completa sta in tre righe:

10:42. Finita la call con il fornitore, mi resta il dubbio sul prezzo dei trasporti. Adesso la presentazione di giovedì: primo passo, aprire il file e scrivere i titoli delle slide. Mi sento: un po' di fretta, e una punta di preoccupazione per quel prezzo.

Ci vogliono da trenta a novanta secondi. Stubblebine chiedeva frasi vere, non risposte telegrafiche come "mail, fatto": una frase completa obbliga a pensare per un istante. Ma una frase, non un tema.

4. Scrivi a ogni passaggio, anche a quelli storti

Valgono tutti i cambi: la fine di un compito, prima e dopo una riunione, il rientro da una pausa, l'inizio e la fine della giornata. E anche il passaggio che di solito non si annota: quando ti accorgi che mezz'ora di lavoro è diventata mezz'ora di chat. Ness Labs suggerisce di segnare anche queste pause non previste: "11:40. Venti minuti tra notizie e chat. Torno al report, riparto dalla tabella 3." Nessun processo, solo il punto e la ripartenza.

5. Scegli un posto solo

Sempre lo stesso, e che si apra in due secondi: le note del telefono, un documento sempre aperto, un quaderno sulla scrivania. Stubblebine dava un criterio pratico: chi lavora al computer tutto il giorno si trova meglio con un'app; chi passa la giornata in riunione o lavora con le mani, con la carta, lasciando se possibile cinque minuti liberi tra un appuntamento e l'altro (gli altri criteri per scegliere sono nel confronto tra diario su carta e su app). E se scrivere costa troppo, detta: una nota vocale di venti secondi vale quanto una riga.

Com'è una giornata di interstitial journaling?

Ecco la giornata di esempio di una persona che lavora in ufficio. Non è una giornata modello: c'è una riunione che sfora, una telefonata rimandata da giorni e venti minuti persi.

Rilette la sera, queste dieci righe dicono più di quanto sembri. La riunione da mezz'ora ne è durata un'ora e ha lasciato un'irritazione che una riga è bastata a sgonfiare. La deviazione delle 12:10 è nata cercando un dato, in un passaggio così piccolo che nessuno lo chiamerebbe cambio di attività. La nota delle 9:50 è un piccolo piano per ripartire, e infatti alle 11:20 il preventivo riparte senza fatica. E la telefonata rimandata da lunedì ha richiesto dieci minuti: il peso stava nell'attesa, non nel compito.

Dopo una settimana di righe così, gli schemi emergono quasi da soli: il pomeriggio che si svuota dopo pranzo, le riunioni che sforano, il tipo di compito che rimandi sempre.

Perché funziona l'interstitial journaling?

Una premessa onesta: per quanto ne sappiamo, nessuno studio ha messo alla prova l'interstitial journaling in sé. È nato dalla pratica, non in laboratorio. Ma ognuno dei suoi ingredienti tocca un fenomeno studiato.

I passaggi sono il punto fragile della giornata

Il cambio di attività sembra un istante, ma è il punto in cui la giornata cambia strada: apri il telefono per guardare l'ora e mezz'ora dopo sei ancora lì. Era il punto di partenza di Stubblebine: nei passaggi ci si perde. E le interruzioni hanno un costo che non si vede subito: in uno studio di Gloria Mark e colleghi (2008), le persone interrotte finivano i compiti persino più in fretta, senza perdere in qualità, ma con più stress, frustrazione, pressione del tempo e fatica.

La testa resta sul compito di prima

Nel 2009 Sophie Leroy ha dato un nome a un'esperienza comune: il residuo di attenzione (attention residue). Quando passi da un compito a un altro, una parte della mente resta su quello precedente. Nei suoi esperimenti staccarsi da un compito lasciato a metà era difficile, e il rendimento in quello successivo ne risentiva.

Nel 2018, con Theresa Glomb, Leroy ha provato un rimedio semplice: prima di passare al compito nuovo, fermarsi un momento a fare il punto su quello interrotto e a pianificare come riprenderlo. Questo piano "pronto per ripartire" (ready-to-resume plan) ha ridotto il residuo di attenzione, e il lavoro sul compito nuovo non ne ha sofferto. È molto vicino a quello che fa la prima domanda dell'interstitial journaling, con il vantaggio di restare per iscritto.

Le cose lasciate a metà chiedono un piano, non la fine

Masicampo e Baumeister (2011) hanno osservato che un obiettivo non concluso continua a farsi sentire: pensieri intrusivi durante una lettura che non c'entrava niente, risultati peggiori in un compito diverso. Ma quando le persone potevano formulare un piano specifico per quell'obiettivo, questi effetti sparivano. Non serviva finire: serviva sapere come e quando lo si sarebbe ripreso, a patto di prendere il piano sul serio. "Domani si parte dai grafici della slide 5" è esattamente un piano così.

Dare un nome a come stai

La terza domanda non è un abbellimento. Mettere in parole un'emozione, quello che la ricerca chiama affect labeling, è uno dei meccanismi più studiati della regolazione emotiva, ed è la base del diario emotivo. In uno studio di neuroimmagine (Lieberman e colleghi, 2007), scegliere la parola giusta per l'emozione mostrata in un'immagine spiacevole ha ridotto la risposta dell'amigdala, un'area del cervello molto coinvolta nelle reazioni emotive, rispetto ad altri modi di guardare la stessa immagine. Scrivere "irritazione per la riunione" non cancella l'irritazione, ma spesso le toglie un po' di presa prima che passi al compito successivo.

Che differenza c'è tra interstitial journaling, bullet journal e diario classico?

Sono tre strumenti diversi, e convivono bene.

Detto in una riga: il bullet journal, ideato dal designer Ryder Carroll, guarda avanti; il diario classico guarda indietro; l'interstitial journaling sta nel presente. Si possono combinare: c'è chi organizza la settimana con un bullet journal essenziale, annota i passaggi durante il giorno e la sera rilegge le righe. Quando la testa è troppo piena perfino per una riga, conviene partire da un brain dump per svuotare la mente. E per una panoramica di tutte le tecniche c'è la nostra guida al journaling.

Per chi è utile l'interstitial journaling?

Per chiunque abbia giornate fatte di tanti pezzi, ma soprattutto in quattro casi.

Chi lavora a interruzioni. Call, chat, mail, colleghi che passano alla scrivania: se la giornata è un mosaico, le righe ne diventano la mappa. A sera sai dove è andato il tempo e da dove è arrivato il carico; per alleggerirlo ci sono le tecniche di come gestire lo stress scrivendo.

Chi procrastina. Due righe lavorano contro il rinvio: "cosa faccio adesso" obbliga a trovare il primo passo, e "come mi sento" fa emergere quello che stai evitando. La ricerca, del resto, lega la procrastinazione in buona parte all'umore: si rimanda per sentirsi meglio subito, evitando il disagio che un compito porta con sé (Sirois e Pychyl, 2013). Scrivere "agitazione: è la cosa che evito da giorni" non risolve tutto, ma rende visibile il meccanismo. Se rimandi sempre lo stesso tipo di cose, in come smettere di procrastinare trovi il passo successivo.

Chi ha l'ADHD. Con l'ADHD i passaggi tra un compito e l'altro sono spesso il punto in cui la giornata deraglia, e una riga scritta fa da ancora. La tecnica, insieme agli altri adattamenti per una mente che salta, è nella guida su come tenere un diario con l'ADHD.

Chi pensa troppo. La riga "cosa ho appena fatto" aiuta a lasciare il compito sulla pagina invece di riportarlo in loop nella testa. Le note però devono restare brevi: se ogni riga si allunga in un rimuginio, è il segnale per passare alle tecniche di come smettere di pensare troppo. Se vuoi capire quanto ti riguarda, il test sull'overthinking richiede tre minuti.

Quali sono gli errori più comuni?

• Scrivere troppo. Se ogni nota richiede cinque minuti, dopo due giorni la salti. Una frase per domanda basta; se hai voglia di scrivere di più, fallo la sera, con una pagina prima di dormire.
• Trasformarlo in un tribunale. Non è un cartellino da timbrare né un registro delle colpe. La deviazione si annota come un fatto, poi si riparte.
• Saltare la domanda sulle emozioni. Senza "come mi sento" resta un elenco di attività. È la riga che, rileggendo, spiega quasi tutte le altre.
• Ricostruire tutto la sera. Scrivere alle sei le righe delle dieci è un'altra cosa: la memoria aggiusta e dimentica. Se salti dei passaggi, riparti dal prossimo, senza recuperi.
• Non rileggere mai. Il valore vero arriva rileggendo. Bastano dieci minuti a fine settimana per vedere cosa si ripete.

Come fare interstitial journaling con Deva?

Deva è un tutor di scrittura e si presta bene a questa tecnica. Quando cambi attività scrivi una riga, oppure la detti a voce mentre ti alzi dalla scrivania: cosa hai fatto, cosa fai adesso, come ti senti. Anche poche parole sono una nota valida.

La sera Deva ti restituisce il filo della giornata e, con il tempo, nota i temi che tornano: la riunione del martedì che sfora sempre, il compito che slitta ogni volta al pomeriggio, l'irritazione che arriva dopo certe telefonate.

La tecnica resta la stessa, su carta o con Deva: una riga nei passaggi. Le giornate non si perdono nei compiti grandi, ma negli spazi tra un compito e l'altro, ed è lì che vale la pena scrivere.

Fonti

• Stubblebine, T. (2017). Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity. Better Humans (Medium). medium.com/better-humans
• Le Cunff, A.-L. Interstitial journaling: combining notes, to-do and time tracking. Ness Labs. nesslabs.com/interstitial-journaling
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes. doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002
• Leroy, S., e Glomb, T. M. (2018). Tasks Interrupted: How Anticipating Time Pressure on Resumption of an Interrupted Task Causes Attention Residue and Low Performance on Interrupting Tasks and How a "Ready-to-Resume" Plan Mitigates the Effects. Organization Science. doi.org/10.1287/orsc.2017.1184
• Masicampo, E. J., e Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology. doi.org/10.1037/a0024192
• Lieberman, M. D., et al. (2007). Putting Feelings Into Words: Affect Labeling Disrupts Amygdala Activity in Response to Affective Stimuli. Psychological Science. doi.org/10.1111/j.1467-9280.2007.01916.x
• Mark, G., Gudith, D., e Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: more speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems. doi.org/10.1145/1357054.1357072
• Sirois, F., e Pychyl, T. (2013). Procrastination and the Priority of Short-Term Mood Regulation: Consequences for Future Self. Social and Personality Psychology Compass. doi.org/10.1111/spc3.12011